Mejorar las formas de trabajo empresarial es cada vez más importante, sobre todo en tiempos de empleos remotos, transformación digital, automatización, uso de inteligencia artificial y más. ¿Sabías que el BPM o Business Process Management es una herramienta clave para hacerlo?  En este artículo te contamos de qué trata este concepto, cuáles son sus ventajas, su impacto en la Experiencia de Cliente y por qué es esencial para optimizar los negocios.

¿Qué es BPM?

El BPM, o Gestión de Procesos de Negocio, es un enfoque sistemático para mejorar la eficiencia, la efectividad y la adaptabilidad de los procesos empresariales. Consiste en el diseño, modelado, ejecución, seguimiento y optimización para lograr objetivos específicos de la organización.

¿Cuáles son los componentes del Business Process Management?

Todo sistema está compuesto por componentes que hacen que éste funcione. En el caso del BMP, estos son sus elementos principales:

Diseño

Aquí es donde se define cómo deben llevarse a cabo las tareas y actividades. Implica identificar los pasos necesarios, los responsables y las interacciones entre ellos.

Modelado

Este componente del Business Process Management trata de la creación de representaciones visuales de los procesos, como diagramas de flujo, para comprender mejor su estructura y lógica.

Ejecución

Una vez diseñados y modelados, los procesos se ponen en marcha. Esto hace referencia a la automatización de tareas siempre que sea posible para minimizar el error humano y acelerar la ejecución.

Seguimiento y optimización de procesos

Por último, una buena Gestión de Procesos de Negocio requiere de un seguimiento constante para así identificar “cuellos de botella” que puedan estar causando inconvenientes. Además, la optimización continua es un pilar fundamental del BPM.

¿Cuáles son las ventajas del Business Process Management?

Trabajar con un marco que permita implementar de forma continua ciertos cambios y estándares que posibiliten una mejora en los procesos es clave para el crecimiento empresarial. La misma transformación digital conlleva una labor árdua de adaptación incesante, estudio y análisis y un BPM efectivo puede ayudar. A continuación, mencionamos los beneficios de adoptar estas prácticas para una mejor Gestión de Procesos de Negocio:

Mayor eficiencia empresarial

El BPM permite una ejecución más eficiente de las tareas. Esto es válido, sobre todo, para disminuir costos operativos y obtener tiempos de respuesta más rápidos.

Aumento del control y la visibilidad de los procesos de negocio

La puesta en marcha de un Business Process Management ofrece a las organizaciones un mayor control sobre sus procesos y una visibilidad completa sobre el estado de las operaciones.

Más agilidad empresarial

Las compañías pueden adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes al optimizar sus procesos. Como mencionamos antes, la incesante digitalización y sus cambios repentinos requieren de agilidad para anteponerse a cualquier circunstancia y salir airoso.

Reducción de errores

La automatización de tareas reduce significativamente los errores humanos y esto es clave para el mejoramiento de la calidad y la consistencia del trabajo.

El rol del BPM en la optimización empresarial

El Business Process Management (BPM) desempeña un papel fundamental en el perfeccionamiento empresarial al proporcionar un enfoque sistemático y estructurado para gestionar y mejorar los procesos internos de una organización.  Aquí te explicamos cuál es el papel de este recurso para mejorar la performance en los negocios: Competitividad mejorada: En un mundo empresarial competitivo, la eficiencia en la ejecución es una ventaja clave. Las organizaciones que implementan BPM pueden ofrecer productos y servicios de alta calidad de manera más rápida y a precios atractivos. Adaptación a los cambios del mercado: Los mercados cambian constantemente y las empresas con una estrategia BPM pueden adecuarse más rápidamente a estas fluctuaciones y capitalizar nuevas oportunidades con agilidad. Eficiencia en el uso de recursos: La optimización de procesos permite una asignación más efectiva de recursos, maximizando así su valor.

El impacto del BPM en la Experiencia de Cliente

Hemos hablado sobre qué es la Gestión de Procesos de Negocio, su importancia en las empresas y sus beneficios. Ahora bien, ¿Cómo lo relacionamos con la Experiencia de Cliente? ¿Trabajan en conjunto o son antagónicos? La respuesta es que tanto el BPM como la CX pueden complementarse y, de hecho, lo hacen muy bien.  De más está decir que la Experiencia de Cliente es un aspecto crítico para cualquier empresa y que ya muchas organizaciones trabajan en el bienestar de los consumidores. Aquí es donde el BPM entra en juego de manera significativa y tiene un impacto crucial. ¿De qué manera? Te lo contamos: 

Permite respuestas rápidas a las necesidades del cliente

Los procesos optimizados permiten a las empresas responder velozmente a las necesidades cambiantes de los consumidores y, gracias a eso, la CX es más positiva.

Produce menos errores y más satisfacción

La reducción de fallas debido a la automatización y la optimización de procesos conduce a menos problemas para los clientes y, por supuesto, a una mayor satisfacción a corto plazo. Pensemos en que los negocios mejor articulados y adaptados a los requerimientos del mercado y de los clientes son los que más éxito logran. Es decir, adecuarse es la clave para permanecer en el podio. 

Otorga una personalización efectiva

Un eficaz BPM puede ayudar a las empresas a recopilar y utilizar datos de manera más óptima. Este proceso es fundamental porque facilita la personalización de las interacciones con los clientes, aspecto que hoy en día es muy tenido en cuenta por los negocios y las personas.

Hacia una efectiva Gestión de Procesos de Negocio

Los Business Process Management conforman el núcleo vital de cualquier organización y su óptimo funcionamiento es crucial para alcanzar los objetivos y destacar en un mercado competitivo a largo plazo.  En este contexto, los sistemas de control de procesos de negocio desempeñan un papel esencial en la era de la transformación digital. Al ofrecer una visión digital integral de toda la empresa, permiten una revisión y mejora continua de las estructuras y operaciones, así como la identificación de nuevas oportunidades y áreas de negocio.  Además, la información recopilada puede utilizarse para alinear las ofertas de la empresa con las preferencias cambiantes de los clientes, entre otros beneficios derivados de las BPM. Y si bien mejorar está en el ADN de las personas que hacen de las empresas un lugar cada vez más adaptado a las nuevas necesidades de los consumidores, la automatización ha venido a romper barreras y ser de gran ayuda para alcanzar el éxito. A medida que las empresas buscan mantenerse a la vanguardia, el BPM se convierte en una inversión crucial para el éxito. Además, los desafíos emergentes y las tendencias del mercado pueden ser gestionados de manera estructurada mediante un sistema de Gestión de Procesos de Negocio. Esto brinda a las empresas la oportunidad de establecer nuevas relaciones y procesos externos. ¿Estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel? ¡Es hora de explorar las posibilidades que ofrece el BPM!