Que la comunicación sea efectiva es algo esencial para lograr objetivos. No importa el rubro ni el momento. Si es efectiva, sirve. Ahora bien, si además de efectiva esa comunicación es clara, concisa, útil y humana ¡es un éxito asegurado!. Acá te contamos cómo UX ayuda a mejorar el onboarding empresarial.

Primero lo primero: qué es un onboarding empresarial

¿Has ingresado a un nuevo trabajo y te ha recibido el equipo de Recursos Humanos o algún representante del área? Luego de eso, ¿se han tomado el tiempo para realizar una introducción sobre la empresa a la que has ingresado? ¿Alguien de tu flamante equipo de trabajo, mayormente, algún superior, se ha reunido contigo para contarte en profundidad sobre tu rol y tus tareas? Todo lo que mencionamos antes forma parte de un onboarding.

Un onboarding empresarial es una práctica muy común que busca acelerar la introducción de las personas en un nuevo puesto laboral. 

Está focalizado en las personas y es un proceso que requiere de mucha atención ya que si no se realiza de forma adecuada puede ser una pérdida de tiempo. 

Entonces, un onboarding empresarial ayuda a los nuevos integrantes de una organización a conocer su lugar de trabajo y a entender su puesto. Teniendo en claro esto, pasaremos a relacionarlo con la Experiencia de Usuario, un factor clave para que todo salga según lo planeado.

UX y onboarding: grandes aliados para la incorporación de de talentos

¿Qué sabemos sobre UX o Experiencia de Usuario? Que es un proceso centrado en las personas y que mejora la experiencia de éstas y los entornos. Se suele emparejar a UX y al mundo digital como un conjunto inseparable pero los caminos nos llevan a pensar a la user experience como transversal ¡y esto es un gran concepto por desgranar!

Ahora, solo nos ocuparemos de UX y onboarding pero dejar en claro que la Experiencia de Usuario nos atraviesa a todos es clave para entender y repensar la forma en la que diseñamos procesos. Diseñar siempre pensando en la persona que recibirá el contenido. Diseñar de forma simple, clara, concisa, útil y humana. 

La UX brinda a las empresas la posibilidad de desarrollar herramientas que permitan al colaborador - en el caso específico del onboarding - tener una buena experiencia en relación al producto o servicio. 

Enfocándonos en el departamento de Recursos Humanos de una empresa y en su proceso de integración del empleado, podríamos decir que quienes forman parte del área deberán diseñar una experiencia que integre a las personas, las haga entender conceptos y les imprima una experiencia placentera dentro de su vida laboral (dure el tiempo que sea).

Los puntos de dolor

Aliviar los puntos de dolor de una persona que ingresa a una empresa es crucial. Esos pain dots serán recursos que los encargados de realizar el onboarding deberán subsanar brindando una buena experiencia.

Algunos puntos de dolor que están presentes en los procesos de onboarding pueden ser:

• Desconocimiento sobre la empresa.
• Desconocimiento sobre el puesto de trabajo específico.
• Integración a un nuevo espacio.
• Adaptación a ese espacio novedoso.
• Malas experiencias pasadas.

Suena fácil hacerlo pero quien se encargue de realizar un onboarding empresarial deberá estar preparado y saber que está tratando con una persona y no con un número. Atrás quedó ese pensamiento de ver a un empleado como un mero número dentro de una organización. Hoy, gracias al avance de la Experiencia de Usuario, a la Experiencia de Cliente y a la empatía podemos ver un cambio de paradigma que coloca a las personas en el centro.

Muy bien, ahora veamos. Para que un onboarding empresarial tenga todas las herramientas necesarias y sea exitoso, debe tener una planificación. 

La integración de alguien nuevo se llevará a cabo de manera progresiva y es muy importante que se le brinde toda la ayuda necesaria en sus primeras semanas. Esto asegurará una buena integración, permanencia y manejo de situaciones laborales. 

¿Y cómo lograr esto? Con un buen trabajo de UX para anticiparse a las situaciones.

Parte de la Experiencia de Usuario se basa en investigación, ponerse en lugar del otro y analizar datos. Todos estos trayectos nos ayudarán también para realizar un buen onboarding empresarial.

Metodologías de Experiencia de Usuario para realizar un correcto onboarding

El viaje del colaborador en una empresa podría asociarse al User Journey en un producto digital. Ambas estrategias se centran en el usuario para que su estadía sea buena y pueda lograr sus objetivos de la mejor manera posible.

Entonces, ¿qué partes del proceso de UX son necesarios en un onboarding empresarial? Podemos resumirlo en estos conceptos: 

•  Arquitectura de la información: Se trata de la forma en cómo estará diagramada la información que daremos a conocer al nuevo empleado. De lo general a lo específico. Todo en su lugar. Siempre con un recorrido adaptado a sus necesidades y a las del puesto que ocupará. 

En este punto y en todos, es importante resaltar lo humano, la cercanía, la empatía.

Entender y escuchar las necesidades del ingresante 

Por ende, algunos temas claves en esta etapa serán: información sobre pagos de sueldo, descripción del puesto, inducciones específicas, una guía de la cultura de tu empresa, documentación sobre salud, etc.

• Diseño: Diseñar los materiales de trabajo con el look & feel de la empresa es importante para que el nuevo empleado asocie identidad de marca. Da a conocer la cultura de la empresa y refléjala en lo que muestras a modo de documentos, inducciones, etc.

•  Accesibilidad y Usabilidad: Y aquí hablamos de 2 grandes conceptos involucrados en todo proceso de UX. Asegúrate de que los sitios webs o plataformas disponibles sean accesibles y que puedan utilizarse. Una buena página online, redes sociales, intranets, todo debe estar alineado.
  Recuerda que el empleado recién estará aprendiendo a usar y a familiarizarse con este nuevo mundo laboral. Hazlo fácil. 

•  Contenido: Punto clave. Ayuda al colaborador con guías, presentaciones, módulos y toda la información que haga de su etapa inicial una buena experiencia. 

•  Escucha y feedback: Y por último, pero no menos importante, escucha lo que las personas tienen para decir. Pide feedback del proceso para poder mejorar los puntos débiles y reforzar los que van por buen camino. Y también da un feedback a los colaboradores. 

Como has visto, no es difícil emplear un buen modelo de Experiencia de Usuario en un onboarding empresarial. ¿Te animas a hacerlo?.