Una de las preguntas más frecuentes que me hacen es: "Michael, ¿Cómo se involucra, inspira y motiva a las personas cuando trabajan desde casa o incluso en otra ciudad (equipos virtuales) y no se tiene el mismo nivel de interacción con ellas que con los demás colaboradores de la empresa?" No cabe duda de que es un reto captar a personas a las que pocas veces puedes ver en persona cuando, evidentemente, las conversaciones cara a cara se imponen a todas las demás formas de comunicación. Mantener un sentimiento de camaradería y unidad en el equipo cuando éste se encuentra disperso por todo el país o incluso el mundo puede parecer una tarea imposible. Desde el comienzo de la pandemia, esta cuestión se ha vuelto aún más común con cada vez más oficinas que se adaptan a un modelo de lugar de trabajo híbrido, en el que se ha convertido en un reto conectar a "los de casa" con "los de la oficina". Y este reto no va a desaparecer en breve, ya que muchas empresas afirman que van a fomentar y apoyar para siempre que un porcentaje importante de sus empleados trabaje desde casa.

Ideas para conectar con los equipos virtuales

He aquí algunas ideas que te ayudarán a acortar distancias, romper esos molestos silos e incluso añadir algo de diversión para los empleados que trabajan a distancia. A continuación, te comparto 11 ideas para conectar con los equipos virtuales o colaboradores que teletrabajan con quienes lo hacen de manera presencial:

Establece un horario de oficina.

Anima a ambas partes a establecer un horario de oficina regular, para que los empleados remotos sepan cuándo pueden ponerse en contacto con los miembros clave de los equipos, y la gente de la oficina sepa cuándo puede ponerse en contacto con sus homólogos remotos. Puede ser una ventana de medio día varias veces a la semana, o un horario específico al que todos se comprometan. Programa llamadas individuales/reuniones virtuales con cada miembro de forma regular en un momento y horario acordados por ambas partes.

Confía en tus colaboradores, conectar con los equipos virtuales 

Comprueba qué palabras y comportamientos pueden ayudarte a construir la confianza en lugar de erosionarla. Una de las quejas número uno de los colaboradores remotos es que su jefe no confía en ellos y los micro gestiona. Los jefes me preguntan continuamente: "¿Pero ¿Cómo voy a saber lo que hacen mis empleados que trabajan a distancia durante todo el día?". Mi respuesta es: "¿Sabías lo que hacían cuando trabajaban todo el día en la misma oficina que tú? Probablemente no".  Ten una conversación abierta y honesta sobre el tema de la confianza, las expectativas y las responsabilidades.

Mide el rendimiento, no el tiempo.

En la nueva realidad híbrida, los líderes deben adaptar su estilo de gestión y centrarse en medir el rendimiento, no las horas trabajadas.

Incluye a los empleados remotos con equipos virtuales

Mantén a los empleados remotos al día de lo que ocurre en la oficina, incluidas las cosas sociales como los cumpleaños o los anuncios de bebés. Un director general graba un breve vídeo semanal que se emite todos los viernes para que los empleados remotos se sientan incluidos en lo que ha ocurrido esa semana.

Establece las reglas y directrices de la comunicación.

¿Cómo prefieren conectarse los miembros del equipo? ¿Correo electrónico, teléfono, texto, vídeo... danza interpretativa? ¿Está bien enviar un mensaje de texto a tu jefe? ¿Está bien enviar un correo electrónico a alguien durante el fin de semana o después del horario de trabajo? Si recibes un correo electrónico el domingo por la tarde, ¿Cuándo se espera que lo respondas? Mantén una conversación sincera sobre las herramientas preferidas y las expectativas de tiempo de respuesta, etc.

Elige el medio de comunicación adecuado, conectar con los equipos virtuales 

Elige el canal apropiado para cada mensaje. El correo electrónico es estupendo para compartir información breve y objetiva, pero ten en cuenta que los estudios demuestran que el 50% de los correos electrónicos tienen un problema de tono: La mitad de las veces, el destinatario de un correo electrónico no sabe muy bien cómo interpretar el tono del mensaje entrante, así que cuando te comuniques con colaboradores remotos sé muy diligente a la hora de practicar una buena etiqueta de correo electrónico. La forma más eficaz de comunicación con cualquier empleado remoto es el teléfono o la videoconferencia. (Un informe de Gigaom descubrió que "el 87% de los empleados remotos se sienten más conectados con los equipos virtuales cuando utilizan la videoconferencia."

Invierte en formación con equipos virtuales

Para aprender a hacer un uso más eficaz de Zoom, Google Hangouts, Slack, etc., y asegúrate de que todo el mundo entiende lo básico en lo que respecta a la etiqueta al utilizar cualquiera de tus herramientas de comunicación.

No todas las reuniones tienen que ser en vídeo

La gente se agota en el vídeo mucho más rápido que en las reuniones cara a cara, y muchos empleados se quejan de la "fatiga del Zoom". Así que recuerde, ¡siempre puede ir "retro" y tener una llamada telefónica a la antigua de vez en cuando!

Trata de conectar con los equipos virtuales a nivel personal

Con los trabajadores virtuales puede ser aún más importante conocer a tus empleados a nivel personal: ¿Cómo se llaman sus hijos, su edad y sus intereses? ¿Cuáles son sus aficiones? ¿Qué les gusta comer, leer y ver? Para generar confianza con los empleados remotos, hay que hacer un esfuerzo adicional para conocerlos.

Deja un mensaje de voz inspirador o divertido

Para los colaboradores al comienzo de cada semana para ayudarles a empezar la jornada con una nota positiva.

Tiempo social antes de la reunión utilizando equipos virtuales

Dado que los empleados virtuales no reciben la dosis habitual de "charla en el filtro del agua", empieza las reuniones virtuales diez minutos antes de la hora de inicio de la reunión formal real para dejar tiempo a las conversaciones personales.